Ferienwohnung Bruno

Buchungen über ein Portal

Kommt die Buchung über Airbnb, Booking.com, FeWo-direkt oder ein anderes Portal, fließt von dort nur der Kalender zu Ihnen, nicht der Gast. Der Abgleich legt deshalb eine Sperrzeit an – und die ist ausdrücklich nur eine Zwischenstation.

Die Regel lautet: Jede Portalbuchung wird von Hand in eine Buchung umgewandelt. Sperrzeiten bleiben nur dort stehen, wo Sie einen Zeitraum bewusst selbst gesperrt haben – Eigennutzung, Renovierung, Pause. Nur so landen am Ende alle Zahlen hier.

1. A

   Der Kalenderabgleich holt die Belegung

   Unter Buchungen → Kalender & Sperrzeiten hinterlegen Sie die iCal-Adresse jedes Portals. Derselbe Cronjob, der die Nachfass-Mails verschickt, ruft diese Feeds ab und trägt jeden fremden Termin als Sperrzeit ein – nicht als Buchung. Ihr Kalender ist damit dicht, aber im System steht nur ein Zeitraum.

   automatisch api/ical_sync.php
2. B

   Umgekehrt sieht das Portal Ihre Direktbuchungen

   Ihr eigener Kalender wird als iCal-Feed veröffentlicht – erreichbar über eine geheime Adresse mit Token. Diese Adresse hinterlegen Sie in jedem Portal. So sperren Ihre Direktbuchungen dort die Termine, und eine Doppelbelegung wird unwahrscheinlich.

   automatisch api/calendar.php
   Beide Richtungen hängen am Abrufrhythmus: Zwischen zwei Abgleichen kann derselbe Zeitraum an zwei Stellen frei aussehen. Ganz ausschließen lässt sich das mit iCal nicht – kein Portal bietet dafür eine sofortige Rückmeldung.
3. C

   Bei Überschneidungen fragt das System nach

   Trifft ein Portaltermin auf eine bereits vorhandene Buchung mit anderen Daten, wird er nicht still übergangen – Sie bekommen einen Vorschlag, sichtbar als gelbes Abzeichen bei den externen Kalendern. Drei Wege stehen offen: die Buchung auf die Portaldaten anpassen, den Termin als eigene Sperrzeit danebenstellen, oder den Vorschlag verwerfen. Verworfenes kommt beim nächsten Abgleich nicht wieder hoch.

   manuell api/ical_import.php
4. D

   Warum eine Sperrzeit nicht reicht

   Aus einer Portalbuchung entsteht von allein keine Buchung im System, nur eine Sperrzeit. Bliebe sie so stehen, entfiele alles, was an einer Buchung hängt – das ist der Grund für den Pflichtschritt E.

   Was passiert	Direktbuchung	Portalbuchung
   Kalender wird belegt	ja	ja
   … solange die Portalbuchung nicht nachgetragen ist:
   Name und E-Mail im System	ja	nein
   Eingangsbestätigung an den Gast	ja	nein – kommt vom Portal
   Rechnung mit Bewertungslink	ja	nein
   Nachfass-Mail nach der Abreise	ja	nein
   Zählt in Umsatz und Auslastung	ja	nein

   Deshalb die Regel: Eine liegengebliebene Sperrzeit kostet Sie eine Bewertung und verfälscht Umsatz und Auslastung – und zwar dauerhaft, weil sie später kaum noch auffällt. Nur wenn jede Portalbuchung nachgetragen wird, sind die Zahlen im Dashboard vollständig und als Grundlage für Preisentscheidungen brauchbar.
5. E

   Pflichtschritt: die Buchung nachtragen

   Tragen Sie die Buchung unter Buchungen → Eintragen von Hand nach – mit Name, E-Mail-Adresse und der passenden Quelle (Airbnb, Booking.com, FeWo-direkt …). Es geht dabei bewusst keine E-Mail an den Gast: Seine Bestätigung hat er schon vom Portal, eine zweite würde nur verwirren.

   Ab hier läuft alles wie gewohnt: Der Zeitraum ist verbindlich belegt, Sie können eine Rechnung mit Bewertungslink schicken, und nach der Abreise greift die Nachfass-Mail. Die Buchung erscheint in Umsatz und Auslastung, und über die Quelle sehen Sie später, welches Portal sich für Sie überhaupt lohnt.

   manuell Buchungen → Eintragen
   Sie müssen daran nicht denken. Findet der Kalenderabgleich einen Portalzeitraum, zu dem es keine Buchung gibt, bekommen Sie eine Benachrichtigung per E-Mail – und am Buchungen-Tab erscheint ein eigener Zähler. Unter Kalender & Sperrzeiten stehen die offenen Fälle mit einer Schaltfläche, die den Zeitraum gleich ins Eintragen-Formular übernimmt. War ein Zeitraum bewusst selbst gesperrt, blenden Sie ihn dort dauerhaft aus.
   Den Portaltermin danach nicht zusätzlich als Sperrzeit stehen lassen: Deckt sich Ihr Eintrag mit dem Feed, überspringt der Abgleich den Termin von selbst. Weichen die Daten ab, meldet er sich als Vorschlag (Schritt C).

Wo Sie eingreifen müssen

Gegenüber der Direktbuchung kommt eine Stelle hinzu: das Nachtragen der Buchung (Schritt E). Auch die meldet sich von selbst – per E-Mail, sobald der Kalenderabgleich einen Zeitraum ohne zugehörige Buchung findet, und mit einem eigenen Zähler am Buchungen-Tab. Ab dem Nachtragen gelten dieselben drei Stellen wie bei der Direktbuchung.

Wie ein Rabatt beim Gast ankommt

Ein Rabatt entsteht als Sondertarif – entweder von Hand unter Preise → Sondertarife oder mit einem Klick aus einer Preisempfehlung im Dashboard. Beides führt zum selben Eintrag: ein Zeitraum, ein Prozent- oder Euro-Betrag, fertig.

Der wichtige Punkt ist, wo der Gast ihn zu sehen bekommt: an drei Stellen auf der Website, und zwar an allen ohne Ihr Zutun.

1. 1

   Sichtbar: in der Preisberechnung des Anfrageformulars

   Sobald der Gast auf der Website An- und Abreise gewählt hat, rechnet die Seite den Preis aus und zeigt ihn aufgeschlüsselt an. Greift für diese Nächte ein Sondertarif, steht er dort ausdrücklich in der Zeile – etwa Nebensaison – Last-Minute Oktober (−10 %) – und der Preis pro Nacht ist bereits der ermäßigte.

   automatisch api/prices.php
2. 2

   Sichtbar: als „Aktuelle Sonderangebote“ in der Preisübersicht

   Unter den Preiskarten im Abschnitt Preise erscheint automatisch ein Block „Aktuelle Sonderangebote“ – mit Bezeichnung, Höhe und Zeitraum jedes Sondertarifs. Rabatte stehen dort grün mit Preisschild-Symbol, Aufschläge rot. Ein Tarif, der erst später beginnt, trägt die Marke „Ab <Datum>“, ein laufender die Marke „Aktiv“.

   automatisch Abschnitt „Preise“
   Der Block zeigt alle aktiven Sondertarife, deren Zeitraum noch nicht vorbei ist – auch Aufschläge. Das ist Absicht: Die Preiskarten nennen den Grundpreis, und ein verschwiegener Aufschlag würde erst bei der Berechnung auftauchen. Wollen Sie einen Tarif nicht öffentlich zeigen, setzen Sie ihn unter Preise → Sondertarife auf inaktiv – dann greift er allerdings auch nicht mehr.
3. 3

   Sichtbar: als Hinweis über dem Titelbild

   Ganz oben auf der Startseite liegt eine kleine Karte über dem Bild – mit dem Nachlass in großer Schrift, der Bezeichnung und dem Zeitraum. Läuft das Angebot schon, steht dort „noch bis …“; beginnt es erst, der Zeitraum. Gibt es mehrere, erscheint das laufende, und darunter der Hinweis auf die übrigen.

   automatisch Startseite oben
   Hier erscheinen nur Nachlässe, keine Aufschläge – die Karte ist Werbung, und ein Aufschlag an der prominentesten Stelle wäre das Gegenteil davon. Sie zeigt außerdem immer nur ein Angebot: Mehrere Karten würden das Titelbild zudecken. Läuft gerade kein Rabatt, ist die Stelle leer.
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   Was der Rabatt sonst noch berührt

   Der Sondertarif wirkt überall dort, wo der Preis gerechnet wird: in der Anfrage des Gastes, beim Eintragen einer Buchung von Hand und in der Rechnung. Eine bereits bestätigte Buchung ändert sich nicht rückwirkend – deren Preis steht seit der Bestätigung fest.

   automatisch api/helpers.php
   Bearbeiten Sie eine Buchung, deren Zeitraum in einen Sondertarif fällt, enthält der vorgeschlagene Preis im Bearbeiten-Dialog den Rabatt bzw. Aufschlag. Das steht dort ausdrücklich dabei (gelber Hinweis), der Knopf heißt dann „Rabattierten Preis übernehmen“, und vor dem Übernehmen fragt das System noch einmal nach – damit ein bereits gebuchter Gast nicht aus Versehen nachträglich einen Nachlass bekommt.
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   Preise ein Jahr im Voraus pflegen

   Vorgabe ist, dass Preise immer mindestens ein Jahr im Voraus hinterlegt sind. Der Grund ist unangenehm konkret: Für Nächte ohne hinterlegten Preis weist das Anfrageformular ab. Der Gast liest „Für diesen Zeitraum ist kein Preis hinterlegt“ und ist weg – hier kommt keine Anfrage an, es fällt also nicht von selbst auf.

   Das System erinnert deshalb von sich aus: Im Dashboard steht eine Karte mit dem erreichten Vorlauf („142 von 365 Tagen“), am Tab Preise erscheint ein Ausrufezeichen, und alle zwei Wochen geht eine E-Mail an Sie, solange das Ziel nicht erreicht ist.

   automatisch Preise anlegen api/prices.php
   Ist ein Preis ohne Saisonangabe hinterlegt, wird keine Anfrage abgewiesen – ungepflegte Nächte fallen dann darauf zurück. Gebucht werden kann also, aber womöglich zum falschen Preis. Die Erinnerung kommt trotzdem, nur ohne die rote Warnung.
6. 6

   Woher die Preisempfehlungen kommen

   Das Dashboard schlägt einen Rabatt vor, wenn ein Monat auffällig frei ist und nah genug bevorsteht. Der Vorschlag nennt Auslastung und freie Nächte; per Klick entsteht daraus ein Sondertarif namens Last-Minute <Monat>. Ist für den Zeitraum schon ein Rabatt aktiv, sagt die Karte das und der Knopf bleibt gesperrt – zwei Rabatte übereinander gibt es nicht.

   Für den laufenden Monat zählt nur, was ab heute noch zu vergeben ist: Vergangene, längst gebuchte Nächte fließen weder in die Auslastung ein, noch beginnt der vorgeschlagene Rabatt vor dem heutigen Tag. Schon gebuchte Gäste sind damit außen vor.

   manuell bestätigen api/pricing_hints.php
   Ein angelegter Rabatt ist sofort aktiv. Rückgängig machen Sie ihn unter Preise → Sondertarife, indem Sie ihn deaktivieren oder löschen.

Buchung eintragen

Für externe Buchungen (Airbnb, Booking.com, Telefon …). Konflikte mit bestätigten Buchungen werden geprüft.

Portalbuchungen nachtragen

Diese Zeiträume kommen aus einem Portal-Kalender, im System gibt es dazu aber noch keine Buchung. Bis sie nachgetragen sind, fehlen sie in Umsatz und Auslastung, und der Gast wird nicht um eine Bewertung gebeten. Ein bewusst selbst gesperrter Zeitraum gehört hier nicht hin – den können Sie ausblenden.

Zeitraum sperren

Externe Kalender (iCal-Import)

Importiere Belegungen von Airbnb, Booking.com o.ä. als gesperrte Zeiträume. Die Synchronisation muss manuell angestoßen werden.

Gäste & Kurtaxe

Wäschepaket: einmalige Pauschale pro Person pro Aufenthalt. Wird automatisch zum Gesamtpreis addiert und auf der Website angezeigt. 0 = deaktiviert.

Kurtaxe-Tarife pro Personengruppe und Nacht. Erwachsenen-Tarife: Altersfelder leer lassen. Kinder-Tarife: Altersbereich angeben (z. B. 0–5 für Kinder unter 6 Jahren, 6–17 für ältere Kinder). Das Buchungsformular ermittelt anhand des eingegebenen Kindesalters automatisch den passenden Tarif. Leer lassen = Kurtaxe deaktiviert.

Spezialtarif hinzufügen

Temporäre Rabatte (z. B. Last-Minute) oder Aufschläge (z. B. Events) werden automatisch auf den jeweiligen Saisonpreis angewendet und im Buchungsformular ausgewiesen.

Aktive & geplante Tarife

Archiv vergangener Jahre

Beschreibung

Eckdaten (Tabelle)

Linke Spalte = Bezeichnung, rechte Spalte = Wert.

Ausstattung & Lage

Drei Spalten mit je einem Titel und einer Liste (ein Eintrag pro Zeile).

Hausregeln & Bedingungen

Wählen Sie ein Icon und geben Sie den Text ein. Wird im Anfrage-Bereich der Website angezeigt.

Hero-Bereich

Der große Eingangsbereich oben auf der Seite.

Abschnittsüberschriften

Eyebrow-Label und Hauptüberschrift jedes Abschnitts.

E-Mails

Vorschau der E-Mails, die automatisch an Gäste und Gastgeber gesendet werden.

E-Mail-Vorlagen

Betreff, Einleitungs- und Abschlusstext jeder automatischen E-Mail. Platzhalter: {name} = Gastname, {phone} = Telefonnummer, {salutation} = Briefanrede je nach gewählter Anrede des Gastes (konfigurierbar unter Kontakt → Anreden).

Postfach-Templates

SEO & Metadaten

Titel-Tag, Meta-Description und Open-Graph-Daten für Suchmaschinen und Social Media.

GEO & KI-Auffindbarkeit

Generative Engine Optimization (GEO) – macht die Unterkunft in KI-Systemen wie ChatGPT, Claude, Perplexity und Gemini auffindbar. Die FAQ-Einträge erscheinen als strukturierte Daten (FAQPage JSON-LD), im FAQ-Bereich der Website sowie in der llms.txt.

Häufige Fragen, die Gäste stellen – werden als strukturierte KI-Daten eingebettet. Präzise, faktische Antworten erhöhen die Wahrscheinlichkeit, in KI-Antworten zitiert zu werden.

Rechnungseinstellungen

Absender

Optionen

Admin-Benutzer

Weitere Personen, die sich im Admin-Bereich anmelden können. Jeder Benutzer kann sich per Passwort oder – sofern konfiguriert – per Google-Konto anmelden.